◈전자문서

『전자문서』는 문서나 지식을 효과적으로 활용하기 위한 분류체계(Map)를 사용하여 문서, 지식의 검색 및 열람이 가능하다. 분류체계는 전자문서함으로 구분되어 있다. 전자문서함의 분류체계는 관리자만 지정할 수 있으며, 현재 유통되고 있는 문서나 지식을 보여주며, 승인문서, 만기문서가 이에 해당된다. 전자문서함의 문서목록에서는 문서의 상태(추천, 버전업, 체크아웃 등)를 확인할 수 있다.

1. 실행하기

화면 상단의 전자문서를 클릭하거나 왼쪽메뉴 중 전자문서를 클릭하여 전자문서를 실행한다.

[그림] 전자문서 시작

2. 전자문서

전자문서는 크게 왼쪽의 문서분류화면과 오른쪽의 문서리스트로 나뉘어져 있으며, 지식맵을 클릭하면 해당폴더에 등록된 문서의 리스트를 열람할 수 있다.

[그림] 문서자료창고 초기화면

▷ 화면항목
    - 문서목록 : 지식 맵에서 선택한 분야에 속한 문서목록을 확인할 수 있다.

2.1 나의 지식맵, 공통 지식맵

문서 분류화면 (좌측메뉴)에서 선택한 폴더에 해당하는 문서의 목록을 나타내며 ,제목 혹은 작성자로 검색할 수 있고 문서의 제목을 클릭하면 문서의 상세내용을 볼 수 있다.

[그림] 문서자료창고

2.3 문서의 목록보기

목록에 표시된 다음의 아이콘들을 보고 문서에 대한 사용자 권한이나,추천상태 등을 확인할 수 있다.
   - : 버전번호가 1.0이상인 문서
   - : 체크아웃문서, 작성자가 현재 새 버전의 문서를 등록하고 있음을 알린다.
   - : 열람 권한이 제한된 문서 일반 문서에 한해 등록자와 동일한 과에 속한 사용자만 열람
   - : 문서 폴더 관리자가 추천하는 문서
   - : 파일 첨부 유무
   - 검색 : 문서 종류 및 문서의 제목과 작성자를 대상으로 2중 검색을 실행할 수 있다.

   - 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - 부서 : 작성자의 부서명.

[그림] 문서창고에서 문서검색

2.4 문서의 내용보기

문서 목록의 제목을 클릭하면 문서의 내용을 확인할 수 있다. 문서에 열람범위가 지정되어 있을 경우 열람권한이 없으면 문서의 내용과 첨부파일을 볼 수 없다.

▷ 전자문서함
   - 관리자메뉴의 문서폴더관리에서 설정 할 수 있다.
   - 전자문서에 등록된 모든 문서들에 대해 분류, 관리하기 위한 기능으로 사용자가 등록한 문서들 중에서 관리자의 승인을 거친 문서의 리스트가 보여진다.
   - 각 지식맵별로 열람권한, 폴더관리자, 지식평가를 지정할 수 있다. (관리자 도움말)
   - 리스트의 제목을 클릭하면 해당 문서의 상세내용을 확인 할 수 있으며, 해당 폴더에 열람범위가 지정되어 있다면 열람권한을 가진 사용자만이 문서내용을 열람할 수 있다.

[그림] 전자문서함의내용보기

상세보기 화면에서는 해당 문서의 상세내용을 확인할 수 있으며, 새버전등록, 추천을 할 수 있다.

   - 새버전 문서 등록하기 내용보기 화면에서[새버전 등록] 버튼을 누르면 원본문서는 체크아웃 되고, 새버전을 등록하는 화면이 보여진다. 새버전 문서등록 화면에서는 제목과 분야를 제외한 모든 속성과 내용을 수정할 수 있으며, 첨부파일은 원본문서와 공유되지 않으므로 동일한 첨부파일을 첨부하여야 할 경우 사용자가 새로이 첨부하여 등록하여야한다. 새버전 등록을 완료하게되면 원본문서의 버전번호가 1.0일 경우 버전번호가2.0인 새로운 버전의 문서를 생성된다. 새롭게 생성된 문서는 대기상태가 되며 관리자의 승인을 받은 후에 다른 사용자에게 공개된다.

  [새버전 등록]버튼을 누르면 자동 체크아웃을 알리는 아래의 메시지 박스가 뜬다.
체크아웃 상태는 해당 문서가 현재 새버전 등록 중임을 나타내며, 해당 문서는 다른 사용자의 화면에 새버전등록 아이콘과 함께 보여지게 된다.

[그림] 체크아웃 알림 메시지창

[그림]새버전 문서 등록 화면

『 저장 』 버튼을 클릭하면 원본문서는 자동 체크인 되지만『 취소 』 버튼을 누르면 원본문서는 체크아웃 상태에 머무르게 된다. 체크 아웃 된 문서들은 체크 아웃 한 사용자가 직접 체크인하거나 관리자가 강제 체크인할 수 있다.

4. 문서승인

「문서승인」에서는 폴더관리자 메뉴로서 관리하는 분야(폴더)에 등록될 문서를 결정하고, 보존기간을 정하고 불필요한 문서는 삭제하고, 체크 아웃 된 문서들을 체크인 하는 등 폴더관리기능을 지원한다.

▷ 문서승인 화면
「문서승인」에서는 문서의 승인, 거부, 삭제, 만기처리, 만기연장, 문서복원, 추천 또는 추천해제, 체크인 처리를 할 수 있다.
화면은 대기문서, 승인문서, 만기문서, 휴지통, 임시문서함으로 나뉘어져 있으며 초기화면은 대기문서 목록이 표시된다.

[그림] 문서승인

▷ 초기화면
   - 대기문서 : 폴더 관리자의 승인을 받고자 대기중인 목록
   - 승인문서 : 해당 폴더에 승인되어 활용중인 문서목록
   - 만기문서 : 만기일이 현재달인 문서목록. 영구삭제 또는 만기연장을 할 수 있다.
   - 휴지통 : 영구 삭제를 위해 임시로 보관하는 곳으로 영구삭제 또는 복원 할 수 있다.
   - 임시문서함 : 현재 체크아웃 상태에 있는 문서목록으로 체크인할 수 있다.

4.1 대기문서

사용자들이 해당 분야(폴더)에 등록한 문서는 폴더관리자의 승인을 받아야만 문서창고에 보관된다. 대기문서는 이러한 승인을 받고자 대기 중인 문서를 의미한다.

[그림] 문서가 대기중인 화면

▷ 화면항목
   - 맵리스트 : 현재 생성된 맵별로 승인 대기중인 문서를 리스트 할 수 있다.
   - 문서승인 : 선택한 문서를 승인한다.
   - 승인거부 :선택한 문서의 승인을 거부한다.
   - 검색 : 문서 종류 및 문서의 제목과 작성자를 대상으로 2중 검색을 실행할 수 있다.

   - 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - 부서 : 작성자의 부서명.

(문서의 내용) 문서등록
승인된 문서는 문서창고의 분류체계의 해당 분야에 저장되어 활용되고,승인 후에는 수정할 수 없으므로 ,승인할 때 내용은 물론, 분야의 선정도 적합한지 확인하여 신중히 승인해야 한다.

새버전 문서가 승인될 경우 이전 버전 문서는 만기 처리되고 더 이상 유통되지 않는다. (만기일을 새로 지정할 경우 다시 유통할 수 있다.)

[그림] 등록 거부 입력 화면

(문서의 내용)
등록 거부 : 거부 코멘트가 필수로 입력되어야 한다.

(목록에서 한꺼번에) 문서등록
승인해야할 문서가 많은 경우에 사용하면 편리한 기능으로 목록의 선택항목을 클릭하여 문서를 선택한 후 『문서등록』 버튼을 누르면 선택한 문서가 한꺼번에 처리된다.
예를들면, 각각의 문서의 내용을 확인한 후 승인할 문서들만을 문서등록하면 목록에는 거부할 문서만 남아 있게 된다.

[그림] 내용보기

화면문서목록에서 제목을 클릭하면 해당 문서의 내용과 첨부파일등을 볼 수 있다.
승인하려면, 문서의 내용과 분야명의 분류가 적절한지, 보존기간이 적절한지 등을 검토한다.
문서추천 체크박스를 클릭하고 문서승인을 하면 추천문서로 승인되어 승인문서 목록에 ()가 제목에 표시된다.
승인을 거부하고자 할 때는 승인거부 버튼을 누르면 되고, 해당문서는 작성자의 거부문서 폴더로 이동하게 된다.

4.2 승인문서
해당 폴더에 승인되어 활용중인 문서목록으로 전자결재시스템에서 이관된 결재완료 문서들은 별도의 승인절차 없이 승인문서 목록에서 볼 수 있다. 승인문서에서는 문서를 추천하거나 만기일을 조정, 문서를 삭제할 수 있다. 물론 결재완료문서도 동일한 방법으로 관리할 수 있다.

[그림] 승인문서 초기화면

▷ 화면항목
   - 맵리스트 : 현재 생성된 맵별로 승인 대기중인 문서를 리스트 할 수 있다.
   - 만기지정 :만기일을 오늘로 지정한다. 만기지정된 문서는 만기문서로 이동한다.
   - 추천 : 문서를 추천한다. , 문서목록에 추천이미지()를 달아 문서활용을 권장한다.
   - 추천해제 : 문서추천을 해제한다
   - 승인취소: 승인문서를 취소한다.

   - 검색 : 문서 종류 및 문서의 제목과 작성자를 대상으로 2중 검색을 실행할 수 있다.

   - 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - 부서 : 작성자의 부서명.

▷ 목록에서 한꺼번에 만기지정 추천/추천해제/문서삭제하기
승인 해야할 문서가 많은 경우에 편리한 기능으로 목록의 선택항목을 클릭하여 문서를 선택한 후 『만기지정』, 『추천』, 『추천해제』또는 『문서삭제』 버튼을 누르면 선택한 문서가 한꺼번에 처리된다.
만기연장을 하면 승인문서로,삭제하면 휴지통으로 이동한다.

[그림] 문서내용보기 일반문서

▷ 상세보기에서 만기지정추천/추천해제하기
문서의 제목을 클릭하면 해당 문서의 상세내용을 볼 수 있으며, 내용을 확인 후 만기지정/추천/추천해재의 작업을 할 수 있다.

4.3 만기문서

만기일이 현재달인 문서목록을 보여준다.이들 문서에 대해 영구삭제 또는 만기연장을 할 수 있다.

[그림] 만기문서 초기화면

▷ 화면항목
   - 맵리스트 : 현재 생성된 맵별로.
   - 만기연장 : 만기일을 연장한다.
   - 문서삭제 : 문서를 삭제한다. 삭제된 문서는 휴지통으로 이동한다.

   - 검색 : 문서 종류 및 문서의 제목과 작성자를 대상으로 2중 검색을 실행할 수 있다.

   - 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - 부서 : 작성자의 부서명.

▷ 목록에서 한꺼번에 만기연장/문서삭제하기
목록의 선택항목을 클릭하면 문서가 선택된다.
만기연장 또는 문서삭제 버튼을 누르면 선택한 문서가 한꺼번에 처리된다.

[그림]만기문서 상세보기화면

▷ 문서내용 보면서 만기연장/문서삭제하기
목록에서 만기연장 /문서삭제 하고자 하는 문서의 제목을 클릭한다.
해당 문서의 내용을 보면서 만기연장/문서삭제를 한다.
보존기한을 지정한 후 만기연장하면 승인문서로, 삭제하면 휴지통으로 이동한다.

4.4 휴지통

휴지통은 삭제된 파일을 임시로 저장하는 곳으로, 영구 삭제하거나 복원할 수 있다.

[그림] 휴지통 초기화면

▷ 화면항목
   - 맵리스트 : 현재 생성된 맵별로 승인 대기중인 문서를 리스트 할 수 있다.
   - 문서복원 : 문서를 복원한다. 복원된 문서는 승인문서로 이동하며, 문서창고,문서검색에서 볼 수 있다.
   - 영구삭제 : 문서를 영구히 삭제한다.

   - 검색 : 문서 종류 및 문서의 제목과 작성자를 대상으로 2중 검색을 실행할 수 있다.

   - 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - 부서 : 작성자의 부서명.

▷ 목록에서 한꺼번에 영구삭제하기
목록에서 선택항목을 다중 선택하여 문서복원, 영구삭제 할 수 있다.

▷ 문서내용 보면서 문서복원/영구삭제 하기
목록에서 문서복원/영구삭제 하고자 하는 문서의 제목을 클릭한다.
문서의 내용을 보면서 문서복원/영구삭제를 한다.

4.5 임시문서함

사용자가 특정 문서의 새버전등록을 위하여 체크아웃한 문서의 목록을 표시하며, 관리자는 문서를 선택하여 강제로 체크인할 수 있다.
문서를 다중 선택하여 체크인할 수 있으며, 문서의 제목을 클릭한 후 문서의 내용보기 화면에서 단일문서를 체크인 할 수 있다.

   - 체크아웃 : 원본문서가 현재 새버전 등록중임을 나타낸다.
   - 체크인 : 새버전 등록이 완료되면 원본문서는 자동 체크인되나, 등록자가 장기간 새버전등록 완료를 하지 않거나,새버전등록 시 등록취소를 한 경우 원본문서의 문서상태는 체크아웃상태로 남아 있게 된다. 이 경우 해당 원본 문서는 다른 사용자들에게 계속 체크아웃 상태로 보여지고, 체크아웃문서함에 남아있게 되는데, 이때는 원본문서를 수동으로 체크인해 주어야 기존 상태로 돌아가게 되며,체크아웃함의 목록에서 삭제된다.

[그림] 임시문서함 목록

5. 문서통계

그룹웨어의 전자문서에 등록된 문서에 대해서 해당 기간 동안 각 전자문서함 사용현황을 조회할 수 있다.


5.1 조직별 종합

각 조직내의 사용자가 등록한 모든 문서들의 현황을 조직도 형식으로 종합하여 보여준다.

[그림]조직별종합 조회화면

5.2 조직별상세

해당 조직내의 사용자가 등록한 문서들을 조직별 등록자별로 나누어 현황을 보여준다.

[그림]조직별 상세 조회 화면

6.문서등록

문서등록 화면에서 해당 내용을 모두 입력한 후 등록버튼을 누르면 등록이 처리된다.
필수항목인 제목과 분야는 반드시 입력하여야 한다.

[그림] 문서등록 화면

▷ 화면항목
   - 기본 정보 : 제목, 작성자,보존기한, 주제어, 참조문헌, 열람범위
   - 본문 : 지식의 내용
   - 첨부화일 : 별도의 파일로 작성된 파일을 첨부할 수 있다.
   - 등록 : 입력한 지식을 등록할 수 있다.
   - 취소 : 모든 입력 작업을 무시하고 목록으로 돌아간다.


▷ 내용 입력하기 (기본정보)
- 문서종류 : 해당 문서의 종류

   - 발행일 : 작성일자 YYMMDD

   - Revision : 버전번호 최대99까지 등록이 가능하다

   - 부서 : 작성자의 부서

   - 작성자 : 문서의 등록자

 - 제목 : 문서의 제목

 - 문서폴더 : 문서가 등록될 폴더

   - 보존기한 : 문서의 보존기한으로 초기치로 3년으로 표시된다.
   - 주제어 : 검색을 위한 키워드이다. 문서의 주제나 관련 분야를 입력한다.
   - 참조문헌 : 문서 작성시 참고한 문헌이나, 출처가 있다면 기록한다.
   - 검색어 : 문서 검색시 참조하여 검색할 만한 검색어 등록시 입력한다.